PELAKSANAAN TUGAS ADMINISTRASI PADA SUBBAGIAN UMUM DAN HUBUNGAN MASYARAKAT KANTOR WILAYAH ATR/BPN PROVINSI JAWA TIMUR

Abstract

Seiring dengan tuntutan modernisasi, transformasi digital, dan tekanan volume layanan yang meningkat, bagian internal seperti Subbagian Umum dan Hubungan Masyarakat (TU) memainkan peran vital dalam operasional sehari-hari. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini bertujuan untuk mengetahui secara langsung bagaimana pelaksanaan tugas administrasi, menganalisis faktor penyebab tingginya beban kerja, serta memahami pengaruh keterbatasan tenaga kerja terhadap efektivitas pelayanan unit. Metode pelaksanaan dilakukan melalui observasi langsung, pendampingan teknis , serta partisipasi mahasiswa dalam proses pengelolaan surat masuk dan keluar, pencatatan dokumen kedinasan, penomoran berkas, pengarsipan fisik dan digital (E-Office), serta pendistribusian dokumen. Hasil kegiatan menunjukkan bahwa bahwa sistem ketatausahaan telah dilaksanakan sesuai prosedur dan juga mendukung kelancaran operasional instansi, tetapi beban kerja administrasi tergolong tinggi karena volume dokumen yang besar dan beragam tanggung jawab pekerjaan yang harus diselesaikan setiap hari. Berdasarkan teori efektivitas organisasi Steers, keberhasilan suatu lembaga tidak hanya diukur dari sekedar mencapai output, tetapi juga dari kemampuan menjaga kesehatan internal dan adaptasinya terhadap lingkungan, terutama ketika beroperasi dengan kendala sumber daya yang terbatas. Kesimpulannya, terbatasnya tenaga kerja ini secara langsung memengaruhi efektivitas pelayanan, menyebabkan beberapa pekerjaan memerlukan waktu penyelesaian yang lebih lama, serta untuk meningkatkan efektivitas administrasi, dibutuhkan evaluasi kebutuhan personel yang proporsional serta optimalisasi pemanfaatan teknologi digital secara komprehensif.