ANALISIS TINGKAT KEBERHASILAN DALAM PENGELOLAAN NOMOR BERKAS MANUAL PADA KEARSIPAN DI DINAS PU BINA MARGA PROVINSI JATIM

Abstract

Arsip sebagai alat komunikasi dan sekaligus merupakan bahan dan menjadi berkas kerja memuat informasi sesuai maksud dan tujuan pada saat penciptaannya. Khususnya bagi instansi pemerintah seperti Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Jawa Timur, dalam praktiknya, ditemukan bahwa proses pengisian nomor berkas masih dilakukan secara manual. Metode ini melibatkan pencatatan dan penomoran berkas oleh petugas secara fisik, seringkali menggunakan buku agenda atau spreadsheet sederhana, sebelum berkas diolah lebih lanjut dalam sistem kearsipan formal. Pengabdian dilakukan selama 40 hari di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Jawa Timur tepatnya di bidang Kearsipan. Data yang digunakan yaitu data primer dan sekunder, kualitatif deskriptif bertujuan untuk menggambarkan atau menganalisis fenomena secara alamiah dengan mengumpulkan data kualitatif, dengan hasil observasi secara langsung dengan teori Good Governance menurut Sedarmayanti (2004). Hasil Analisis menunjukkan bahwa Sebagai upaya meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di Dinas PU Bina Marga Prov.Jatim, disarankan beralih ke sistem digital dengan menggunakan software kearsipan otomatis, seperti aplikasi berbasis cloud yang bisa menghasilkan nomor berkas secara otomatis berdasarkan kode unik, sehingga mengurangi risiko kesalahan manusia dan duplikasi. Sistem ini juga memungkinkan pencarian cepat dan integrasi data antar bagian, meningkatkan transparansi dan koordinasi dalam proyek infrastruktur seperti pembangunan jalan atau jembatan.