ANALISIS KINERJA SISTEM PENOMORAN BERKAS MANUAL PADA PENGELOLAAN ARSIP DINAS PU BINA MARGA PROV JATIM

Abstract

Kearsipan merupakan komponen penting dalam administrasi pemerintahan karena berfungsi sebagai pusat informasi dan bukti kegiatan organisasi. Permasalahan muncul ketika sistem pengelolaan arsip masih dilakukan secara manual tanpa standar operasional prosedur (SOP) yang baku, seperti yang terjadi di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Jawa Timur. Kegiatan pengabdian ini bertujuan untuk menganalisis kinerja sistem penomoran berkas manual dalam pengelolaan arsip serta memberikan rekomendasi peningkatan efektivitasnya. Metode yang digunakan meliputi observasi langsung, wawancara dengan pegawai, serta dokumentasi selama pelaksanaan magang selama 40 hari di bidang kearsipan. Data dianalisis secara deskriptif berdasarkan hasil temuan lapangan. Hasil kegiatan menunjukkan bahwa sistem penomoran berkas manual membantu proses identifikasi dokumen, namun masih terdapat kendala berupa duplikasi nomor, kesalahan pencatatan, dan ketidakkonsistenan antarpegawai. Selain itu, belum adanya SOP dan minimnya pemanfaatan teknologi informasi menyebabkan proses temu balik dokumen berjalan lambat. Oleh karena itu, sistem penomoran manual ini dianggap belum sepenuhnya efektif dan perlu dikembangkan ke arah digitalisasi arsip serta penerapan SOP yang terstandar agar lebih efisien dan akuntabel.