OPTIMALISASI PENGELOLAAN ARSIP SURAT MASUK DAN LAPORAN PPAT MELALUI SISTEM E-OFFICE DI KANTOR WILAYAH BADAN PERTANAHAN NASIONAL PROVINSI JAWA TIMUR
Keywords:
E-Office, Digital Arsip, Pengelolaan Surat, Laporan PPATAbstract
Perkembangan teknologi informasi mendorong instansi pemerintah untuk beradaptasi melalui sistem digital guna meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja. Kegiatan pengabdian ini bertujuan untuk mengoptimalkan pengelolaan arsip surat masuk dan laporan Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) melalui sistem E-Office di Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional (BPN) Provinsi Jawa Timur. Metode pelaksanaan meliputi tahap persiapan, pelaksanaan, dokumentasi, dan penyusunan luaran magang. Pada tahap pelaksanaan, dilakukan proses scanning, pengunggahan dokumen ke sistem e-office, serta verifikasi data agar setiap arsip digital sesuai dengan surat fisik yang diterima. Selain itu, pengiriman surat fisik tetap dilakukan sebagai bentuk arsip autentik dan bukti sah administrasi. Hasil kegiatan menunjukkan bahwa penerapan e-office membantu mempercepat proses pengarsipan, meningkatkan akurasi data, dan memperkuat transparansi administrasi. Proses digitalisasi ini juga meminimalkan risiko kehilangan dokumen serta mempermudah koordinasi antarbidang. Kesimpulannya, optimalisasi pengelolaan arsip melalui e-office meningkatkan efisiensi dan akuntabilitas kerja instansi, namun keberadaan arsip fisik tetap penting sebagai pendukung legalitas dokumen.
References
Amirah Amirudin, Dinda, And Herbasuki Nurcahyanto. 2024. “Implementasi Aplikasi Naskah Dinas Elektronik (E-Office) Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Jakarta.”
Nyoman Sri Ardiyanti, Ni, I Gusti Lanang Suta Artatanaya, And Ida Bagus Artha Adnyana. 2022. Efektivitas Dan Efisiensi Penggunaan Sistem E-Office Dalam Kegiatan Korespondensi Pada PT Pengembangan Pariwisata Indonesia (Persero) The Nusa Dua. Https://Repository.Pnb.Ac.Id.
Pitriani, Dewi Puput. 2024. “Implementasi Kebijakan Aplikasi E-Office Dalam Upaya Pelayanan Administrasi Kepegawaian Kantor Kecamatan Larangan Kota Tangerang Banten.” Costing: Journal Of Economic, Business And Accounting 7(6): 1399–1418.
Trisnayanti, Anna. 2023. “Implementasi Aplikasi E- Office Dilihat Dari Aspek Sumber Daya Dan Komunikasi Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Penelitian Dan Pengembangan Kabupaten Tabalong.” Jurnal Stiatabalong 6(1): 310–20.
