PENDAMPINGAN PENGARSIPAN PADA BIDANG PEMBANGUNAN DAN PEMELIHARAAN DI DINAS PU BINA MARGA PROVINSI JAWA TIMUR

Abstract

Pengarsipan berperan penting dalam administrasi publik, khususnya dalam pembangunan dan pemeliharaan infrastruktur. Sistem pengarsipan yang baik dapat meningkatkan aksesibilitas informasi dan mendukung efisiensi pengelolaan proyek. Tujuan pengabdian ini adalah untuk lebih memahami bagaimana sistem pengarsipan diterapkan di Dinas PU Bina Marga Provinsi Jawa Timur, termasuk prosedur penyimpanan dan pengelolaan dokumen infrastruktur. Metode yang digunakan meliputi observasi langsung terhadap proses pengarsipan, wawancara dengan pegawai terkait, serta analisis terhadap sistem yang telah diterapkan. Hasil pengabdian menunjukkan bahwa sistem pengarsipan masih dilakukan secara manual, di mana setiap dokumen hasil pemindaian harus dibuat dalam file baru tanpa adanya aplikasi khusus untuk penyimpanan terpusat. Hal ini menyebabkan tantangan dalam aksesibilitas dan efisiensi pencarian dokumen. Meskipun demikian, pegawai menunjukkan pemahaman yang baik terhadap prosedur pengarsipan dan siap memberikan arahan kepada mahasiswa magang. Kesimpulan dari pengabdian ini adalah bahwa sistem pengarsipan memiliki peran krusial dalam administrasi infrastruktur, dan terdapat potensi perbaikan melalui integrasi digitalisasi dokumen untuk meningkatkan efisiensi.