PENDAMPINGAN PENGELOLAAN SISTEM KEARSIPAN DINAS PEKERJAAN UMUM BINA MARGA PROVINSI JAWA TIMUR
Keywords:
Kearsipan, pengelolaan dokumen, pendampingan, instansi publik, digitalisasiAbstract
Manajemen arsip yang tertata dan efisien merupakan salah satu aspek penting dalam menunjang kualitas layanan administrasi di lingkungan instansi pemerintah. Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Provinsi Jawa Timur masih menghadapi kendala dalam penerapan sistem kearsipan yang belum terintegrasi secara digital. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini bertujuan untuk memberikan pendampingan dalam pengelolaan arsip yang lebih sistematis dan berbasis teknologi. Metode pelaksanaan meliputi pengamatan langsung, diskusi dengan pegawai terkait, serta pelatihan mengenai penataan, klasifikasi, dan digitalisasi arsip. Selain itu, dilakukan pula penilaian atas sistem yang sudah berjalan dan penyusunan strategi perbaikan. Hasil kegiatan menunjukkan peningkatan pemahaman pegawai terhadap prosedur pengarsipan yang sesuai standar serta adanya langkah awal dalam penerapan sistem penyimpanan berbasis digital. Perubahan positif juga tampak dari meningkatnya efisiensi akses, keteraturan, dan keamanan data arsip setelah pelatihan dilakukan. Kesimpulannya, kegiatan ini berhasil mendorong perbaikan dalam pengelolaan arsip dan memfasilitasi transisi menuju sistem kearsipan yang lebih modern. Program ini diharapkan terus berlanjut sebagai bagian dari peningkatan mutu layanan publik.
References
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). (2019). Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Elektronik. Jakarta: ANRI.
Batra, J., Chan, L., & Rivera, R. (2015). Evaluating the impact of digital training on public sector archiving efficiency. Journal of Government Information Management, 12(3), 210–225.
Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi. (2022). Laporan Tahunan Reformasi Birokrasi Nasional. Jakarta: KemenPAN-RB.
Putra, A. Y. (2020). Manajemen informasi dalam era digitalisasi. Jakarta: Prenadamedia Group.
Puspitasari, R., Wardhana, R., & Taufik, M. (2021). Pelatihan e-arsip sebagai upaya digitalisasi layanan publik. Jurnal Pengabdian Masyarakat Indonesia, 5(1), 55–66.
Rahmawati, D. (2023). Studi kearsipan di lingkup Dinas Pekerjaan Umum. Jurnal Administrasi Publik Daerah, 6(1), 45–57.
Rohman, M. (2020). Sistem klasifikasi arsip pemerintah daerah: Studi kasus di Jawa Timur. Malang: UB Press.
Sari, R., & Nugroho, A. (2020). Pengelolaan arsip dalam organisasi pemerintahan. Jurnal Ilmu Administrasi Negara, 10(2), 99–112.
Widodo, S. (2021). Evaluasi sistem kearsipan pemerintah daerah di Indonesia. Jurnal Ilmu Administrasi Negara, 11(2), 134–145.
Yulianti, F. (2021). Manajemen arsip pada proyek infrastruktur pemerintah daerah. Jurnal Administrasi dan Kebijakan Publik, 3(2), 88- 96
